Teletrabajo

Consejos para gestionar equipos desde la distancia

[Actualización 31/03/2020]

Gestionar un equipo a distancia puede parecer difícil en un primer momento pero es extremadamente productivo si disponemos de las herramientas adecuadas y establecemos los canales de comunicación que faciliten realizar la tarea y mantener el contacto con el equipo.

Hasta ahora quizás hemos tenido una mayoría de personas del equipo trabajando presencialmente y alguien en forma telemática. Ahora tendremos que pensar como lideramos si tenemos una mayoría del equipo a distancia pero conectado.

El teletrabajo muchas veces representa una inquietud para las empresas, las personas que trabajan en esta modalidad la entiende como un beneficio social, ya que ayuda a conciliar vida personal y laboral pero, al mismo tiempo, tienen miedo a las ideas preconcebidas, como pensar que la persona que trabaja desde casa no está trabajando. La clave para que los equipos virtuales funcionen es la confianza.

Os facilitamos algunas herramientas y sistemas de trabajo que se pueden utilizar en el momento actual, enfocadas en 3 aspectos:

  • Liderazgo de equipo virtuales
  • Consejos para el teletrabajo
  • Herramientas de trabajo


LIDERAZGO DE EQUIPOS VIRTUALES

ACOMPAÑAMIENTO

Es importante que a pesar de que el trabajo se realice con teletrabajo, los equipos se sientan acompañados en sus tareas. Es necesario que los responsables faciliten las herramientas necesarias para llevarlas a cabo y facilitar tanto la comunicación como la información.


COMUNICACIÓN

Establecer comunicación tanto personal como telemática de la persona responsable como entre los miembros del equipo, es importante para mantener vínculo y generar confianza.


RELACIÓN

La distancia física provoca también distancia social y por tanto hay que encontrar espacios telemáticos agendados de comunicación, tales como "hacer el café a distancia", como momento de descanso en que nos encontramos telemáticamente. Por otro lado es recomendable desconectar en los momentos que tenemos que trabajar individualmente.


FEED-BACK

Por parte de la persona que lidera el equipo, es básico dar y recoger feedback de forma constante. No sólo los resultados, sino de los procesos; en el ámbito personal y colectivo.


METODOLOGÍA

Es muy recomendable establecer un punto de partida claro con todo el equipo. Objetivos, metodología de trabajo, herramientas de comunicación y objetivos comunes. Estos elementos sientan las bases para un trabajo en la distancia por un período determinado de tiempo.


ENFOQUE

A menudo los liderazgos están enfocados a la tarea. En la gestión a distancia es importante centrarse en las interrelaciones.


CONSEJOS PARA EL TELETRABAJO

HORARIO

Marcar un horario fijo para trabajar. No pensar que se tiene todo el día para hacer el trabajo. Acotar como si se fuera físicamente a trabajar. Marcar rutina de trabajo y crear un hábito hacer hacerlo. Cerrar las redes sociales, ya que son una fuente de distracción. Utilizar sólo las que necesitamos para realizar nuestra labor.


ESCENARIO

Delimitar el puesto de trabajo. Si no se dispone habitualmente, delimitar un espacio para estas funciones, y, si es posible, con luz natural. Evitar las interrupciones. Se considera un error trabajar en un sofá, en la cama, en el comedor o con el televisor encendido.


ORGANIZACIÓN Y DISCIPLINA

En el teletrabajo la persona trabajadora es el propio supervisor de su trabajo. Es muy importante la organización de la propia trabajo y marcarse tiempo para diferentes tareas. Se basa en la autodisciplina.


ROPA

La ropa de la cama está contraindicada en el teletrabajo. Hay que vestirse cómodamente o como si se fuera a salir de casa. Esto ayuda a tomar una actitud más propositiva para hacerlo. También facilita la responsabilidad hacia la tarea.


DESCANSOS

Normalmente el teletrabajo implica más concentración en el trabajo pues hay menos distracciones. Este hecho también implica más cansancio y por lo tanto se recomienda pautar descansos de forma sistemática. Un ejemplo podría ser la "técnica del Pomodoro", que establece una periodicidad en los descansos. Consiste en establecer un tiempo de trabajo de 25 minutos y 5 minutos de descanso. Así hasta 4 veces. Una vez hechos los 4 "pomodoros" se hace un descanso de 25 minutos. Resulta ser muy efectiva pues permite hacer pequeños momentos ejercicio físico para movilizar el cuerpo y descansar la mente.


HERRAMIENTAS DE TRABAJO

Canales de Telegram

Los canales de Telegram utilizan para pasar informaciones relevantes de forma simultánea e inmediata a todo el equipo.

Se puede hacer un canal de Telegram por perfiles profesionales, para distribución de tareas o por grupos según se valore. Da más garantías de privacidad que el Whatsapp. Da opción a que todos los miembros participen o bien para enviar información sin opción de respuesta.

Se puede instalar desde el ordenador y da más comodidad para escribir desde el propio teclado.


Canal de Whatsapp

El canal de Whatsapp tiene la misma funcionalidad que el Telegram pero sin tanta seguridad. Si se quiere utilizar el WhatsApp también se puede hacer desde el PC a través del WhatsApp Web. Es más cómodo para escribir pues se puede hacer desde un teclado.


Comunicación por Hangouts Meet

La herramienta de Hangouts la tenemos disponible en el móvil y también al correo Gmail. Es muy apropiado para conversaciones cortas, rápidas y en línea. También se pueden hacer grupos con esta herramienta.


Gestionar documentos en Google Drive

Podemos trabajar los documentos desde Google Drive. Podemos compartir simultáneamente los documentos, y se puede trabajar con varias personas a la vez. El almacenamiento de lo que se está trabajando es inmediato y tiene trazabilidad de la información. Se puede trabajar con documentos compartidos de Word, Excel, y PowerPoint. También se pueden comentar los escritos o datos que han introducido otras personas y dar respuesta.


Herramientas de gestión de tareas (ejemplos: Trello o Asana)

Hay herramientas de gestión de tareas que facilitan la distribución y dan información a los responsables de la carga de trabajo, los plazos de gestión y la delegación de tareas a los miembros de un equipo. Se visibiliza el momento en que está cada tarea de cada miembro del equipo. Se puede abrir o gestionar en privado.

Tiene un formato muy visual y fácil tipo lista de tareas, post-its pegables. Se puede utilizar de forma básica o más complejo según el nivel de proyecto que queremos utilizar.


Reuniones on-line

A través del calendario Google se puede hacer cita los calendarios individuales y conectarse por Hangouts. Es muy fácil y eficaz. Es interesante establecer 10 minutos previos a la reunión formal para socializarse colectivamente. Esto permitirá mantener el vínculo personal y compartir experiencia.


Reuniones presenciales

Si las reuniones deben ser presenciales, se pueden hacer reuniones con la mitad del equipo alternativamente. También podemos hacer presencial medio equipo y el resto conectado por Hangouts Meet. Así preservamos el contacto pero mantenemos la relación y el trabajo de equipo conjunto. Hay que tener previsto un espacio físico que permitan la distancia óptima (mínimo un metro) para evitar contacto físico interpersonal.

VÍDEOS

A continuación compartimos una serie de vídeos que hemos elaborado o seleccionado y que pueden ser útiles para trabajar desde casa.

Estiramientos de columna - Deixa't cuidar

Estiramientos de cervicales - Deixa't cuidar

Estiramientos de extremidades superiores - Deixa't cuidar

Estiramientos extremidades inferiores - Deixa't cuidar

Ergonomia: cómo sentarse para trabajar desde casa

Estas indicaciones las podemos adaptar a casa con unos cojines para la silla, una caja de zapatos para los pies, alguna caja o paquete de folios para la pantalla. La imaginación nos debe poder garantizar una buena postura en casa.

Si te has olvidado el ratón en la oficina, sólo tienes el del portátil, aquí te recomendamos la aplicación móvil Remote Mouse. Aquí encontrará las instrucciones:

Consejos, ejercicios y estiramientos para hacer en teletrabajo

Estiramientos generales en la silla

Ejercicios específicos de pelvis, cadera y liberación dorsal y cervical

Ejercicios para estiramientos por zona lumbar

Automasaje zona cervical

Automasaje zona dorsal

Para los ojos cansados

Exercicio en casa

Os sugerimos herramientas para que hagáis ejercicio en casa estos días: